書類をつくる
登録情報を様式に反映し、PDFを作成。
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登録支援機関
業務システム 登録支援機関・自社支援の会社さま向け
業務システム 登録支援機関・自社支援の会社さま向け
お手紙をお読みいただき、ありがとうございます。
登録支援機関・自社支援の会社のための、1分業務診断
書類・期限・連絡の手間、
どこから減らせる？
立場を選んで最大4つの質問に答えるだけで、事務所・会社の手間のタイプと最初に見直す業務がわかります。
Q1
回答は送信されません。お名前の入力も不要です。
診断せずに、無料相談・デモへ支援業務タイプ診断
まず立場を選び、いまの業務を思い浮かべてお答えください。登録支援機関の方と、自社で支援をしている会社の方で、質問と結果が変わります。
- 01答える
- 02タイプを知る
- 03ヒントを見る
登録不要・回答はこの画面内だけで判定します。
こんなこと、
ありませんか？
氏名や在留カード番号を、書類ごとに何度も書き写している
期限の管理が、特定の担当者の記憶とExcelに頼っている
受入企業への書類の催促に、毎月かなりの時間を使っている
面談記録や報告書の清書が、つい後回しになっているひとつでも当てはまったら、効率化できる余地があります。
ただ、自分たちの業務のどこから変えるべきかを見極めるのは、意外と難しいものです。
はい・いいえで答えるだけ。約1分で終わります
1分診断で見直す業務を知る ▲人を増やしても、
事務作業が減らないのはなぜ？
支援する人数が増えるたびに、書類作成と確認の時間がそのまま増えていく…
見直すポイントの一つは、同じ情報が、書類・Excel・手帳・個人のスマホに分かれていること。
書類ごとに書き写し、期限を別々に確認し、連絡を探す。繰り返している作業から整理してみましょう。
書類ごとに書き写し、期限を別々に確認し、連絡を探す。繰り返している作業から整理してみましょう。
情報を一か所に登録して、
必要な書類に使い回す
支援対象者の情報を一度登録すれば、必要な様式の該当欄に自動で入ります。
書類ごとに入力する場合
情報を入力→書類①
また入力→書類②
もう一度入力→書類③
同じ情報の入力 3回
登録情報を使い回す場合
共通の情報を一か所に登録
書類①書類②書類③
同じ情報の入力 1回
共通項目を反映 → 担当者が確認・仕上げ
作業の仕組みを示すイメージ図です。対応する様式・項目はデモでご確認いただけます。
① 情報を一度だけ登録
本人・在留・受入企業・支援状況など。使わない項目は非表示にできます。
② 様式へ自動で入力
対象の方を選ぶだけで、登録内容が国の様式の該当欄に反映されます。
③ PDFを作成・まとめて保存
複数人分を一度に作成し、まとめて保存。PDF作成はパソコン内で処理します。
在留期限が近い順の一覧や、更新手続きの進み具合（未作業・作成中・提出済み）も確認できます。
あなたの事務所では、
同じ入力が何回？
支援人数と、1人あたりに作る書類の種類を動かしてみてください。同じ情報を書類ごとに入力した場合と、一度の登録で使い回した場合の「入力の回数」を比べます。
同じ情報の入力が
150回減ります
入力の回数は 1/6 に
※氏名・在留カード番号などの共通の情報を、書類ごとに入力した場合の回数を数えた試算（イメージ）です。実際の作業時間や効果を示すものではありません。
実際の書類で、どこまで使い回せるかを確かめられます
自分の事務所の書類で確かめる ▶「できること」を、
実際の画面で確かめる。
いま使える基本機能から、業務に合う部分をご紹介します。
利用可能
期限を見渡す
在留期限が近い順に一覧で確認。
入力を点検する
入力内容の確認をサポート。
今後の追加機能案
書類の提出口・連絡の連携・読み取りや要約は、基本機能とは分けてご案内します。
実際の画面を、架空のデータでご覧いただけます
実際の画面を無料で見てみる ▶あなたの事務所・会社は
どのタイプ？
まずは、ご自身の事務所・会社のタイプを知ることから
自分のタイプを診断する ▲業務のやり方に合わせて、
一緒に整えていきます
いまの手順に合わせて調整
項目・様式・表示を、事務所で行っている手順に合わせて調整します。使わないものは非表示にできます。
「使える部分」と「これから作る部分」を分けてご説明
すでに動いている機能と、今後追加する機能をはっきり分けてお伝えします。
月ごとのご利用で、改善を続ける
使いながら出てきた要望や、制度・様式の変更に合わせて更新していきます。
AIは「下書き」まで。確定は人が行う
今後のAI機能も、確認と判断は担当者が行う前提で設計しています。
支援人数・規模書類の種類担当の分け方受入企業との関係
ご相談では、この4つの観点から業務の流れをうかがいます。
相談で、
ここまで整理できます。
いまの業務困りごとを整理
↓実際の画面使い方を確認
↓事務所に合わせて始める範囲を相談
導入を決める前の情報収集でも大丈夫です。
- 1
お問い合わせ
このページの診断結果をお伝えいただくと、お話がスムーズです。
- 2
日程の調整
オンラインまたは訪問で、ご都合のよい日時を決めます。オンラインの場合は30〜45分ほどです。【仮】
- 3
デモのご紹介
架空のデータを使い、実際の画面で操作をご覧いただきます。
- 4
業務のヒアリング
いまの作業の流れと、困っていることをうかがいます。
- 5
ご提案・お見積り
必要な範囲と始める順番を整理してご提案します。ご検討はお持ち帰りいただけます。
在留期限の見落としを防ぐ
3つの工夫
システムを使う・使わないにかかわらず、今日からできる工夫です。
- 期限を一つの一覧に集める担当者ごとのExcelや手帳に分かれていると、全体の把握が難しくなります。まずは一か所に集めることが基本です。
- 「期限の何日前か」で区切って確認するたとえば期限までの日数で区切って定期的に見直すと、準備の遅れに早く気づけます。 区切り方の一例
- 「だれが・どこまで進めたか」を残す未着手・作成中・提出済みなどの状態と担当者を記録すると、引き継ぎや休みの日にも慌てずに済みます。
※手続きの期限や必要書類は、必ず出入国在留管理庁などの最新の公的情報でご確認ください。
相談の前に、
よく聞かれること
相談だけで、契約しなくても大丈夫ですか？
はい。ご相談・デモは無料で、その場で契約をお願いすることはありません。社内でご検討いただくための資料もお渡しします。
費用はどのくらいかかりますか？
月ごとの利用料でのご提供を基本としています。利用・保守・改善・更新を含みます。金額は、支援人数や必要な機能をうかがったうえでお見積りします。【仮】
いまのExcelや紙の情報は、そのまま使えますか？
すべてを一度に入れ直す必要はありません。まず支援人数が多い企業や、更新が近い方から登録を始める進め方をご提案しています。Excelからの取り込みについては、形式を見せていただいてからご相談します。
パソコンが得意な職員がいなくても使えますか？
デモでは、実際の画面で操作の流れをご覧いただけます。使わない項目や様式は非表示にして、必要なものだけを表示できます。操作の不安な点は、ご相談時にお聞かせください。
自社のやり方に合わせられますか？
事務所で行っている手順に合わせて、項目や表示を調整します。必要な機能は打ち合わせで整理します。
導入までどのくらいかかりますか？
デモのシステムはすでにご覧いただけます。追加機能の期間は内容によって変わるため、必要な範囲から段階的に始めることをご提案しています。
入力した情報は外部に送られますか？
PDFの作成はパソコン内で処理し、入力内容を外部へ送らずに作成します。データの保管場所や閲覧できる範囲は、ご契約時にご説明します。
AIを使わずに利用できますか？
はい。様式の作成や期限の一覧などの基本機能は、AIを使わずにご利用いただけます。
AIが間違えたら、だれの責任になりますか？
AIは下書きの作成までとし、提出前に担当者が内容を確認・修正する運用を前提としています。なお、AI機能は今後の追加機能です。
無料相談・デモの
お申し込み
画面を見ながら、いまの業務に合う使い方を一緒に整理します。
- 無料相談・デモ
- 準備なし用意は不要
- 契約なし持ち帰りOK
- 電話なし営業電話なし
相談したいこと（複数選べます・任意）
選んだ内容は、申し込みの内容やメールの文面に自動で入ります。
オンラインで相談する おすすめ
- 実際の画面でデモを見る
- いまの業務の手間を整理する
- 始める範囲と順番を相談する
まずは資料で検討したい方へ
こんな段階の方も、お気軽にどうぞ
- まだ情報収集の段階
- 上司に説明する材料がほしい
- ほかのやり方と比べて検討したい
- いまのExcel管理で限界を感じている
※しつこい営業は行いません。ご検討はお持ち帰りいただけます。